SCHRITT 4: AUDITBESUCH DURCHFÜHREN & AUSWERTEN

Lernziele

  • Zielstellung ist es, eine positive Atmosphäre und gemeinsame Arbeitsbasis für die Auditdurchführung zu schaffen.
  • Das Auditgespräch dient dazu mögliche Verbesserungspotenziale aufzudecken und vorzuschlagen.

Vorbereitung

  • Auditbesuch rechtzeitig ankündigen, Termin, Einsatzort und Anfahrt klären
  • Mit der zuständigen pädagogischen Fachkraft vorab Absprachen treffen
  • Anfangszeiten besprechen und daran denken, wie viel Zeit für die Anfahrt benötigt wird
  • Ausgedruckte Checkliste, Klemmbrett, Stift, Button oder Namensschild für jede*n Jugendauditor*in
  • Auditplan erstellen, Verantwortungen und Rollen sind verteilt und bekannt

Durchführung

  • Pünktlich (15 Min vor Beginn) bei der Jugendfreizeiteinrichtung ankommen
  • Auditbesuch durchführen und Auditplan umsetzen
  • Begrüßung
  • Gespräche führen
  • Danksagung und Verabschiedung, ggf. Termin für Follow-up-Gespräch verabreden

Nachbereitung

  • Kurze Auswertung des Auditgesprächs vor Ort
  • Auditbericht erstellen

Der Auditbesuch findet in einer anderen Jugendfreizeiteinrichtung statt und beginnt mit einem Einführungsgespräch.

Dieses soll folgenden Aufgaben dienen:

  • Beginn des Audits mit Begrüßung der Auditor*innen und Dank an alle Beteiligten
  • Vorstellungsrunde zum persönlichen Kennenlernen der Beteiligten
  • Fragen stellen, wenn etwas nicht verständlich ist
  • Abstimmung der Ziele des Jugendaudits
  • Vorstellung der Vorgehensweise beim Jugendaudit und dessen Dokumentation
  • Durchsprache und Abstimmung der Änderung des Auditdetailplans

Hilfreich ist eine effektive und effiziente Kommunikation von Auditor*innen und Auditierten.

Folgende Regeln und Hinweise sind zu beachten:

  • Gegenseitiger Respekt, offene Gesprächsatmosphäre
  • Der/die Jugendauditor*in formuliert offene und zielbezogene Fragen verständlich und präzise.
  • Der/die Auditierte versucht kurz und präzise auf die Fragen zu antworten.
  • Der/die Jugendauditor*in erreicht durch aktives Zuhören eine kurze Zusammenfassung der Erkenntnisse.
Übungsaufgabe: Rollenspiel zur Auditdurchführung

Führt ein Auditgespräch durch. Schlüpft in verschiedene Rollen und verteilt die Zuständigkeiten. Wer sind die Jugendauditor*innen? Wer stellt die Fragen? Wer beantwortet die Fragen? Wer protokolliert? Geht den Ablauf im Auditplan durch. Haltet die Checkliste und Stifte bereit. Startet mit dem Test-Interview.

Anschließend vervollständigt ihr eure Notizen in der Checkliste. Welche Verbesserungsvorschläge sind euch eingefallen? Diskutiert mehrere Versionen.

Tipp: Die Auditierten, also diejenigen, die die Fragen beantworten, können absichtlich Irritationen in der Durchführung einbauen, welche die Jugendauditor*innen im Audit herausarbeiten.

Kriterium Idee und Verbesserungsvorschlag
#1
#2
#3

Direkt nach der Auditdurchführung erfolgt vor Ort eine erste Auswertung und Dokumentation des Auditgesprächs.

Die Dokumentation enthält Verbesserungshinweise.

Hinweise für die Auswertung

  • Kritik gerne, auch in Verbindung mit einem Vorschlag
  • Material: Flipchart mit Tabelle mit einer Spalte für die Beobachtung („Problem“) und einer Spalte für den Verbesserungsvorschlag („Lösung“)

Die Auswertung des Auditgesprächs und der Beobachtung erfolgen zeitnah. Es geht um die Rückmeldung positiver Beobachtungen und Erlebnisse. Auch Diskussionen untereinander sind gewünscht.

Hier kann folgendermaßen vorgegangen werden:

  • Nennung der zentralen positiven Eindrücke des Auditgespräch und Auditbesuchs
  • Zusammenfassung der Verbesserungspotenziale
  • Gesamtbewertung als Vorbereitung für die Detailauswertung im Auditbericht.

Den Jugendlichen ist der Ablauf der Auswertungsgespräche zu erläutern und der Grund für die Gespräche deutlich zu machen.

Magische Fragen

  • Wie habt ihr euch gefühlt? (Interviewer*in, Interviewte*r, Beobachter*in)
  • Wie war das Gespräch? Gab es Schwierigkeiten?
  • Was ist euch aufgefallen, das ihr noch nicht dokumentiert habt?
  • Woran sollten wir im nächsten Gespräch anknüpfen?
  • Fandet ihr das Gespräch erfolgreich? Warum? Warum nicht?
  • Habt ihr erwartet, dass das Gespräch so abläuft?
  • Gab es Situationen, die euch besonders schwierig vorkamen? Welche waren es? Warum waren sie schwierig?
  • Gab es Situationen, die ihr rückblickend als besonders positiv empfindet? Welche waren es? Warum waren sie positiv?
  • Helfen euch diese Fragen, um die Dokumentation zu erstellen? Wenn ja, warum? Wenn nicht, warum nicht?

Reflexion des Auditbesuchs

  • Die Fragen der Checkliste waren verständlich.
  • Mit Hilfe der Checkliste konnte ich die gestellten Fragen beantworten.
  • Meine Fragen wurden ausreichend beantwortet.
  • Ich erhielt außerdem weitere für mich persönlich interessante Informationen.
  • Die praktischen Anwendungen während der Schulung haben zum Verständnis der Fragen und Aufgaben beigetragen.
  • Mir haben die gezielten Hinweise zu Beobachtungsmöglichkeiten beim Ausfüllen der Checkliste geholfen.
  • Die Vertreter*innen in der Jugendfreizeiteinrichtung waren freundlich und hilfsbereit.

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Gutes Gelingen wünscht Ihnen

Julia Hartwig-Selmeier

Projektleitung Jugendaudit Berlin-Mitte 2017

Das Projekt wurde finanziert vom Bezirksamt Mitte von Berlin und im Auftrag des Kinder- und Jugendbüros Mitte von Oktober 2016 bis Dezember 2017 durchgeführt.

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